Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
re7consulting GmbH
Telegraphengasse 1, 36037 Fulda
Telefon: 0661 410 955 40
E-Mail: agentur@re7consulting.com
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Microsoft Teams aufrufen, um sich die Software herunterzuladen, ist der Anbieter Microsoft Corporation für die Datenverarbeitung verantwortlich.
Wenn Sie die Microsoft Teams-App nicht nutzen wollen oder können, ist die Nutzung von Microsoft Teams auch über Ihren Browser möglich. Insoweit wird der Dienst dann ebenfalls über die Webseite der Microsoft Corporation erbracht.
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich gerne an datenschutz@re7consulting.com wenden.
Kategorien und Quellen personenbezogener Daten
Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet. Gegenstand und Umfang der Verarbeitung hängen davon ab, welche Daten Sie für die Teilnahme an einem Online-Meeting angeben:
- Benutzerangaben: Name/ Nickname/ Kürzel, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Sprache. Den anderen Teilnehmern wird nur der von Ihnen angegebene Name angezeigt. Ihre E-Mail-Adresse ist nicht sichtbar.
- Metadaten zum Meeting: Meeting-ID, Datum, Uhrzeit, ggf. Telefonnummern und Ort
- Audio-, Video- und Textdaten: Vor und während des Online-Meetings haben Sie die jederzeit die Möglichkeit, die Videokamera und Mikrofon über die Teams-Applikationen ein- bzw. auszuschalten. Zudem können Sie während des Online-Meetings die Chatfunktion nutzen. Insoweit werden während der Dauer des Online-Meetings Ihre Audio-, Video- und Textdaten verarbeitet.
Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung der Beschäftigten ist primär § 26 BDSG. Danach ist die Verarbeitung vor allem zulässig, wenn dies zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Wir nutzen die Daten grundsätzlich nur zum Zweck der Durchführung von Videokonferenzen.
Soweit die Online-Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden, ist Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Sollte die Nutzung von Microsoft Teams nicht im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen stehen, verarbeiten wir personenbezogene Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effektiven Durchführung der Online-Meetings nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Sofern uns gesetzliche Aufbewahrungspflichten treffen, verarbeiten wir auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO Ihre Daten auch zu diesem Zweck.
Umfang der Verarbeitung und Speicherdauer
Bei der Verwendung von Microsoft Teams werden die im Chat freigegebenen Inhalte protokolliert und gespeichert. Bild- und Tondateien werden von uns weder aufgezeichnet noch gespeichert.
Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es zur Zweckerreichung erforderlich ist.
Wir löschen personenbezogene Daten spätestens, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Sobald Sie als Benutzer oder Administrator persönliche Daten löschen, werden die Kopien der Daten bei Microsoft nach 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Microsoft Teams verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind.
Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings, wie bei persönlichen Besprechungen auch gerade dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Die Microsoft Corporation als Anbieter von Microsoft Teams erlangt notwendigerweise Kenntnis von den oben genannten Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsverhältnisses mit der Microsoft Corporation vorgesehen ist.
Datenübermittlung an Drittstaaten außerhalb der EU
Durch die Nutzung von Microsoft Teams werden personenbezogene Daten an die Microsoft Corporation in den USA (One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA) übermittelt. Dafür bietet Microsoft Standardvertragsklauseln, die spezifische Garantien in Bezug auf die Übertragung von personenbezogenen Daten umfassen.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie unter: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/security-compliance-overview.
Automatisierte Entscheidungsfindung/ Profilbildung
Eine ausschließliche automatisierte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die darin besteht persönlichen Aspekte zu analysieren und zu bewerten (Profiling), findet nicht statt.
Ihre Rechte als betroffene Person
Hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten stehen ihnen als betroffene Person folgende Rechte zu:
- Ein Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
- Ein Recht auf Berichtigung oder Löschung, Art. 16 und 17 DSGVO
- Ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
- Ein Recht auf Widerspruch, Art. 21 Abs. 1 DSGVO
- Ein Recht auf Widerruf einer abgegebenen Einwilligung, Art. 7 Abs. 3 DSGVO
- Ein Recht auf Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format, Art. 20 DSGVO.
- Sie haben zudem das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Behörde ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
